A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados 13.709/2018) tem como principal objetivo proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural.
Com os avanços tecnológicos e a necessidade de adotar novas formas de obter e conservar informações dos pacientes, é preciso garantir que esses dados fiquem protegidos.
É responsabilidade da clínica ter uma gestão que atenda às regras da LGPD para proporcionar segurança. Além disso, esse cuidado favorece o acesso às informações no ambiente do consultório para melhor atender aos pacientes.
Importância de adequar sua clínica médica à LGPD
As clínicas médicas trabalham com um grande volume de informações. Todos os dias, vários pacientes passam dados novos para cadastro ou há atualizações desses dados de acordo com a avaliação feita pelo médico. Gerenciar essas informações é essencial para estar de acordo com a legislação e cuidar do fluxo e qualidade das informações mantidas na clínica.
Implementar as normas relacionadas à LGPD é fundamental para a credibilidade do médico e do consultório. Investir nessa segurança reflete o comprometimento do médico em preservar os dados do paciente e em elevar o padrão de atendimento na clínica.
Confira 7 ações simples para adequar sua clínica ou consultório médico à LGPD:
Definição de como será o registro e armazenamento dos dados
O primeiro passo é ter uma definição clara de como as informações serão coletadas. Os principais meios atualmente são telefone, WhatsApp, e-mail e site do consultório.
O ideal é que esses meios sejam apenas primários, ou seja, as informações não devem ficar acumuladas nesses canais. Assim que informados, esses dados devem ser transferidos para os locais mais seguros em que ficarão armazenados de forma permanente.
Esses locais são principalmente softwares e arquivos em nuvem. O indicado é evitar que esses dados fiquem armazenados de forma física, seja em pastas, arquivos físicos etc.
Adotar softwares que tenham qualidade
Um dos cuidados para adequar sua clínica ou consultório médico à LGPD é ser seletivo na escolha dos softwares de gestão. Isso envolve o sistema que registra e armazena informações dos pacientes e também aqueles usados nas áreas financeira/contábil, por exemplo.
Escolher softwares com boas referências ajuda a evitar problemas que possam expor os dados de forma inadequada ou até mesmo a perda desses dados devido a problemas operacionais.
Estipular quem terá acesso aos dados
É muito importante evitar que um grande número de pessoas tenha acesso aos dados dos pacientes. Essa é uma das medidas básicas de segurança e permite um melhor controle quanto ao registro, armazenamento e acesso aos dados. O indicado é que somente a secretária, o médico e um especialista em TI (autorizado pelo médico) tenham acesso a essas informações.
Firmar termos de compromisso quanto ao sigilo
Os colaboradores da clínica que terão acesso aos dados precisam assinar um termo de compromisso. Isso formaliza a responsabilidade em manter o sigilo dos pacientes e evitar que essas informações sejam mencionadas de maneira indevida. Os termos de compromisso são essenciais para fortalecer o sigilo e devem especificar as consequências legais caso as regras sejam descumpridas.
Ao elaborar o termo padrão que deve ser usado na clínica, é recomendado que o médico conte com a orientação de um advogado com experiência na LGPD.
Implementar medidas de segurança
Algumas das principais medidas de segurança para adequação à LGPD envolvem uso de senhas, fazer cópias de segurança para evitar perda de dados, atualização de softwares e uso de antivírus.
Os cuidados quanto à proteção dos dados envolvem também evitar ataques cibernéticos que coloquem em risco o sigilo que deve ser mantido. Essas medidas precisam ser implementadas com a orientação de um especialista em TI, sobretudo quanto à administração das senhas, atualização do software e instalação de um antivírus eficiente.
Quanto à escolha de um antivírus, também é preciso investir na qualidade. Antivírus duvidosos ou sem recomendações podem trazer problemas futuros, pois não oferecem a proteção necessária. Os cuidados devem ser redobrados quando são usados softwares para agendamento de consulta online ou prontuários eletrônicos.
Treinar os colaboradores quanto às normas
A orientação oferecida aos colaboradores da clínica é essencial para cumprir a LGPD. As pessoas que terão acesso às informações devem receber treinamento quanto às normas que precisam ser cumpridas no dia a dia.
Além disso, os demais colaboradores, ainda que não tenham acesso aos dados, devem ser orientados a manterem sigilo quanto às informações dos pacientes atendidos no consultório.
Essas são as principais medidas:
- Estabelecer normas claras que devem ser seguidas quanto à proteção dos dados dos pacientes;
- Informar as consequências e penalizações caso essas normas não sejam cumpridas;
- Fornecer orientações práticas de como devem ser utilizados os sistemas de informação atuantes no registro, armazenamento e acesso a esses dados;
- Instruir quanto ao uso de senhas e como proceder nos casos de situações suspeitas identificadas pelo antivírus;
- Orientar que formulários e demais papéis que contenham dados dos pacientes fiquem em gavetas, jamais sobre as mesas ou em locais onde possam ser visualizados;
- Sempre solicitar orientações do médico caso ocorram situações que coloquem em risco o sigilo das informações.
Os treinamentos devem ser formalizados no papel e assinados pelos colaboradores. Isso atesta que eles receberam as instruções necessárias quanto à proteção dos dados dos pacientes e normas que precisam ser seguidas no dia a dia.
Gerenciar a segurança quanto ao fluxo de informações
Para garantir que a LGPD seja cumprida e ao mesmo tempo seja mantida uma boa gestão das informações na clínica, o médico deve contar com um especialista em TI. Este profissional ajuda a lidar com situações específicas e fornece orientações de como proceder.
Em caso de situações mais graves que ameaçam o sigilo das informações ou suspeitas de ataques cibernéticos, podem ser necessárias auditorias para apurar as causas e solucionar essas situações.
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